Outils de communication et de gestion pour les petites organisations à but non lucratif

Lesquels choisir et comment les choisir ?

Dans un monde de plus en plus numérisé, les outils numériques sont devenus presque indispensables, que ce soit pour votre communication interne ou externe, votre collecte de fonds ou vos tâches administratives.

Cependant, dans un océan d'outils et de logiciels en ligne, choisir celui qui convient le mieux à votre organisation peut s'avérer difficile. Chacun d'entre eux promet les meilleurs résultats à des prix très différents. De plus, votre budget est inévitablement limité, car vos investissements sont principalement axés sur les projets que vous développez.

Bien que la plupart des outils en ligne soient destinés aux entreprises, de plus en plus offrent un accès gratuit ou à prix réduit aux organisations à but non lucratif. Dans cet article, nous vous présenterons quelques-uns de ces outils numériques et logiciels, gratuits ou abordables, qui pourraient vous aider en tant qu'association ou ONG naissante. Ils vous permettront de vous démarquer, d'économiser de l'argent en évitant de faire appel à une entreprise externe, et de gagner du temps en simplifiant certaines de vos tâches quotidiennes.

Outils de collaboration en équipe

Si vous vous contentez d'utiliser uniquement des e-mails pour communiquer avec votre équipe, il est grand temps de moderniser votre mode de collaboration. Pour garantir une bonne dynamique de travail en équipe, chaque organisation à but non lucratif a besoin d'un espace de travail collaboratif et de communication où vous pouvez partager et stocker des fichiers, travailler ensemble sur des documents, planifier des projets, des événements et des réunions.

Les deux plateformes les plus populaires dans ce domaine sont Microsoft 365/Microsoft Teams et Google Workspace. Ces deux plateformes proposent des abonnements gratuits et des prix avantageux pour les organisations à but non lucratif. Bien qu'elles présentent quelques variations, elles sont toutes les deux très performantes. Si vous hésitez entre les deux, je vous recommande de consulter cet article qui met en avant les avantages de chaque plateforme. Il est généralement préférable de rester fidèle à une plateforme si vous avez déjà commencé à l'utiliser, car la migration vers une autre peut prendre du temps et nécessiter une période d'adaptation de toute l'équipe à un nouvel outil.

Pour nos lecteurs et lectrices suisses, il existe des solutions alternatives plus respectueuses des données privées et hébergées en Suisse. La plateforme Infomaniak vient concurrencer les géants Google et Microsoft en développant son propre espace de collaboration en ligne K Suite avec un ensemble d'outils très similaires à MS Teams et Google Workspace. Il reste encore quelques améliorations à apporter, mais la plateforme évolue très rapidement et propose toujours des options nouvelles et améliorées. Il n'existe pas d'offres pour les organisations à but lucratif, mais les prix sont raisonnables et il est possible de tester la plateforme gratuitement pendant 30 jours.

Si vous recherchez des outils axés sur la gestion de projet, nous vous recommandons vivement de prendre en considération Trello et Asana, qui sont très populaires parmi les organismes à but non lucratif et utilisent la méthode Kanban. La méthode Kanban est une approche de gestion de projet qui se concentre sur l'amélioration continue en utilisant des tableaux visuels pour représenter le flux de travail et les tâches à accomplir. Il est important de noter que Trello et Asana offrent des versions gratuites avec des fonctionnalités de base, ainsi que des options payantes avancées. Asana propose 50% de réduction pour les organisations à but non lucratif.

Gestion des contacts

Le CRM (Customer Relationship Management) est fondamental pour les petites et grandes organisations. Ne laissez pas le terme "client" dans l'abréviation CRM vous induire en erreur, vous devez considérer vos donateurs, bénévoles, membres, partenaires, abonnés... comme des clients et rendre la communication avec eux pertinente et durable afin de maintenir leur engagement. Le CRM constitue les racines numériques de votre organisation afin qu'elle puisse se développer sur des bases solides. Une mauvaise gestion des contacts peut rapidement se transformer en enfer.

Il n'existe pas de CRM parfait pour les ONG, mais il existe un CRM qui répondra à vos besoins et à la taille de votre organisation. Il est donc difficile de faire des recommandations précises, car les CRM varient considérablement en fonction des besoins et de la taille de chaque organisation. Deux critères importants à prendre en compte lors de votre choix sont d'abord de ne pas voir trop grand et ensuite de ne pas négliger les intégrations. Les géants du domaine sont conçus pour répondre aux besoins de très grandes équipes avec des dizaines de milliers de contacts. Leurs nombreuses possibilités peuvent sembler très attrayantes, mais sont disproportionnées par rapport aux besoins des petites structures, et la complexité du logiciel peut nécessiter une formation approfondie ou les services de spécialistes. Optez pour une solution que votre équipe peut contrôler et gérer. Deuxièmement, lorsque vous choisissez un CRM, vérifiez qu'il dispose d'intégrations avec les autres applications que vous utilisez. Si vous utilisez des services de messagerie de masse tel que MailChimp, assurez-vous qu'une intégration facile est proposée, car le transfert de contacts entre les deux logiciels peut rapidement devenir très compliqué.

Je vous recommande de jeter un coup d'œil à deux options de CRM peu coûteuses et faciles à utiliser. Airtable offre une interface intuitive et de nombreuses intégrations, et vous pouvez bénéficier d'une réduction pour les organisations à but non lucratif. Le CRM français Assoconnect a été spécialement conçu pour les associations et pourrait également convenir à vos besoins.

Communication visuelle

Pour optimiser vos campagnes de communication et créer vos supports de communication, je vous conseille d'utiliser Canva. Canva est une plateforme de conception graphique qui permet de créer des graphiques pour les médias sociaux, des présentations, des affiches, des documents et d'autres contenus visuels. La version pro est gratuite pour les ONG. 

Pour vos publications sur les réseaux sociaux, vous pouvez utiliser YayText pour donner à vos textes différentes formes et polices. Si vous êtes une petite organisation, vous n'avez peut-être pas d'images à utiliser ou vous utilisez toujours les mêmes, il existe de nombreuses banques d'images avec des sélections gratuites comme istock ou pexels.

Visibilité et Fundraising

Connaissez-vous Google pour les associations? Ce programme permet aux organisations à but non lucratif d'accéder à des produits Google gratuits ou à prix réduit, notamment Google Ad Grants, le programme YouTube pour les organisations à but non lucratif, Google Maps Platform et Google Workspace. Ces différents outils peuvent vous être utiles pour mieux collaborer, améliorer vos campagnes vidéo et également pour votre collecte de fonds. Les avantages spécifiques et les produits disponibles peuvent varier en fonction de la taille et de la portée de votre organisation. Par exemple, Google for Grants s'adresse plutôt aux grandes et moyennes organisations, mais le programme en général est conçu pour être accessible à un large éventail d'organisations à but non lucratif. Vous devez remplir un certain nombre de critères pour inscrire votre organisation.

Analyse des données

Analysez et collectez vos données, que ce soit sur votre site web ou sur les réseaux sociaux. Google Analytics est un outil d'analyse web gratuit qui vous aide à comprendre le trafic de votre site web et à mesurer l'efficacité de vos efforts marketing. Si vous préférez une alternative plus axée sur la protection des données, vous pouvez utiliser Matomo, qui n’utilise pas vos données à des fins publicitaires. 

Chaque réseau social, comme Facebook, LinkedIn, Twitter, offre des statistiques sur vos publications et le trafic de vos pages. N'oubliez pas de les consulter et de les analyser. 

En bonus: pour les sessions de brainstorming, nous vous recommandons des outils pratiques tels que Jamboard, Padlet, Mural ou MindMeister

Conclusion

Il existe de nombreux autres outils en ligne qui peuvent considérablement améliorer la gestion et la communication de votre organisation. Si vous trouvez un outil qui vous semble pertinent, n'oubliez pas de vérifier s'il propose des offres spéciales pour les organisations à but non lucratif. Si vous ne trouvez aucune information sur le site, vous pouvez vous renseigner directement auprès de la société par e-mail. Il est crucial de prendre en compte les coûts et les avantages de chaque outil en ligne. Parfois, il est nécessaire de reconnaître qu'il faut investir une certaine somme d'argent dans un outil qui peut vous faire gagner de nombreuses heures ou améliorer considérablement la gestion et la communication de votre organisation. 

Veuillez noter que les outils et les logiciels évoluent rapidement. Par conséquent, il est important de prendre en compte que certaines informations ci-dessus pourraient devenir obsolètes avec le temps. Cet article a été publié en d 2023.

Comment les méthodes participatives continuent de surprendre, si vous osez...

Comment sortir des formats de conférence et de réunion ennuyeux, où la communication est unilatérale ? Comment pouvons-nous utiliser notre envie naturelle de jeu et de créativité qui peut apporter les connaissances, l'expérience, les idées et les compétences des participant·e·s dans un espace et un temps partagés ?

Récemment j'ai travaillé sur cette question avec le comité d'organisation d'une conférence. J'ai animé plusieurs ateliers en préparation de la conférence, ainsi que deux ateliers en petits groupes pendant la conférence elle-même.

Walk the Talk : Utiliser les Liberating Structures pour apprendre les Liberating Structures

L'objectif des ateliers préparatoires était d’harmoniser le contenu et le format : discuter et apprendre des méthodes interactives en les appliquant, pour que le format apporte une réponse sur la façon d'organiser des réunions et des conférences vraiment interactives et participatives. Nous avons testé différentes méthodes des Liberating Structures et discuté de la manière dont elles peuvent être appliquées face à face ou en ligne. De la méthode légère de l'Impromptu Networking à la 1-2-4-all, en passant par la Mad Tea Party, jusqu'aux méthodes plus avancées, mais tout aussi faciles à utiliser soit en présentielle, soit en ligne, du Fishbowl, de l'Appreciative Interview et de la Troika Consulting. En utilisant ces méthodes, les participant·e·s devaient préparer leurs interventions pour la conférence et en remplaçant les formats classiques (ex. Présentation powerpoint) par des formats alternatifs. Les solutions à ce défi étaient des formats d'interview, un "fishbowl", ou des quizz.

Open Spaces : Trous noirs ou pays des merveilles ?

Lors de cette conférence, j’ai proposé deux “Open Spaces”. Il s’agissait de deux créneaux horaires sans sujets prédéfinis. Les participant·e·s étaient invités à proposer n’importe quel sujet de discussion et voir si d'autres participant·e·s seraient intéressés à y prendre part.

Nous avions tous un peu la crainte que personne ne propose de sujets. Cependant, contre toute attente six autres sujets ont été suggérés au total!

Mais comment gérer cela, puisque nous n'avions que deux ateliers prévus ? Tous les participant·e·s intéressés ont discuté pour déterminer quels sujets choisir pour chaque atelier et se sont mis d'accord pour aborder les six sujets, permettant ainsi de regrouper trois sujets (apparemment sans rapport) dans chacun des deux ateliers.

Comment animer un atelier non préparé sur trois sujets sans rapport entre eux ?

Je me suis sentie un peu mise au défi d'animer un tel contexte, mais j'ai aussi été ravie de voir que l'invitation et l'Open Space avaient permis aux participant·e·s d'être plus audacieux que prévu.

Les participant·e·s étaient assis en cercle et le titre de chaque sujet était inscrit sur un flipchart différent à chaque coin de la salle.

Par ailleurs, le matériel mis à disposition se limitait à des post-it, des marqueurs, des papiers de couleur, une cloche, une montre avec fonction de compte à rebours et une “balle anti-stress”

Conversation Café - faire confiance au processus

Nous avons commencé l'atelier en utilisant la méthode Conversation Café. Les règles sont simples : Un objet est choisi et déclaré "bâton de parole". La personne qui tient le bâton de parole peut parler librement du sujet de son choix. Tous les autres écoutent attentivement. Chaque personne dispose d'une minute pour tenir le bâton de parole. Si la personne a terminé avant ou ne veut plus rien dire, le bâton de parole est remis à la personne suivante. Il y a au moins deux tours de ce type, strictement chronométrés et ordonnés. Les participant·e·s peuvent ainsi réagir aux interventions des autres ou répondre aux questions qui leur sont adressées (s'ils le souhaitent). Après ces tours réglementés, il peut y avoir un ou plusieurs tours, où les règles du bâton de parole et du chronométrage sont maintenues, mais l'ordre est libre, et les gens peuvent demander à recevoir le bâton de parole de manière aléatoire.

Dans les deux ateliers, le Conversation Café nous a non seulement permis d'approfondir les trois sujets, mais il a aussi révélé que ces sujets en apparence sans rapport ont en fait beaucoup à voir les uns avec les autres.

Prenez une minute pour réfléchir - avant de continuer

En utilisant la méthode 1-2-4-tous, nous avons intégré un moment de réflexion pour réduire les sujets de discussion. L'un des objectifs était de déterminer si les participant·e·s souhaitaient se diviser en sous-groupes afin de se concentrer sur différentes questions spécifiques. Dans les deux ateliers, les participant·e·s ont été ravis de voir à quel point de nouvelles perspectives surprenantes sont apparues parce que trois sujets en apparence sans rapport avaient été rassemblés, et ont souhaité continuer en grand groupe, avec d'autres Conversation Café.

Réflexion approfondie pour les conclusions

Vers la fin des ateliers, afin de conclure, j'ai invité les participant·e·s à rédiger un " Spiral Journal " et à réfléchir à quatre questions liées au thème général de la conférence : les idées inspirantes acquises au cours de l'atelier ; les défis nouveaux ou actuels liés au sujet ;les recommandations concrètes aux différents acteurs en relation avec le sujet de la conférence ; et leurs propres résolutions sur ce qu'ils veulent faire plus loin ou différemment après l'atelier.

Et les résultats ?

L'énergie pendant et après ces ateliers en open space était débordante : les participant·e·s avaient manifesté un vif intérêt pour le travail, l'expérience et les défis de chacun, et les réactions immédiates étaient tout à fait positives. Mais qu'en penseraient les participant·e·s avec le recul et en comparaison avec d'autres ateliers préparés ? Seraient-ils déçus parce qu'ils n'ont pas reçu de présentations ou de matériel documentant des projets ou des approches complexes ? Se rendraient-ils compte, après réflexion, que cela n'en valait pas vraiment la peine, même si l'expérience avait été inspirante au départ ?

Je reconnais que même moi, qui suis une adepte et une promotrice déclarée des méthodes de travail ouvertes, j'ai été surprise : Tous les participant·e·s à la conférence ont évalué ces deux ateliers ouverts avec les meilleures notes possibles, à la fois en termes de contenu et de format. Il est frappant de constater qu'un format qui ne demande littéralement aucun temps de préparation permet aux participant·e·s de discuter de ce qui les concerne vraiment, de partager leur expérience sur un pied d'égalité, de découvrir de nouvelles perspectives surprenantes et de vivre une expérience de conférence tout à fait satisfaisante.

Conclusions - simples, mais vraiment, vraiment importantes :

1. Utilisez les Liberating Structures et d'autres méthodes de travail ouvertes.

Il existe un grand nombre de conseils, de méthodes et d'approches concrètes qui permettent de surmonter les différences d'autorité ou de hiérarchie, de faire confiance aux participant·e·s et de ne pas anticiper le résultat ou les questions exactes qui seront discutées. Il s'agit maintenant d'essayer !

Pour moi, les Structures libératrices sont le clou du spectacle, parce qu'elles sont faciles à apprendre et à appliquer, et parce qu'elles sont décrites de manière simple et compréhensible. Vous trouverez une bibliothèque de méthodes, y compris des histoires et des exemples sur la façon de les utiliser ici : https://www.liberatingstructures.fr

J'aimerais également recommander la technologie Open Space, un format totalement ouvert et auto-organisé pour les conférences d'au moins une journée. Organisez les conférences les plus étonnantes sur n'importe quel sujet avec jusqu'à plusieurs centaines de participant·e·s, sans aucune préparation liée au contenu. Cette technologie a été développée par Harrison Owen, et bien que vous puissiez trouver en ligne de nombreuses directives et informations succinctes sur cette technologie, je vous recommande de lire son livre "Open Space Technology - A User's Guide", dans lequel vous découvrirez l'histoire fascinante de la raison et de la manière dont il a développé cette méthode.

2. Dites à vos peurs d'aller voir ailleurs - elles vous mentent...

Il se peut que vous ayez peur que personne ne prenne les places que vous proposez, que les gens attendent de vous que vous les nourrissiez de connaissances et d'expertise et que vous ayez l'air ridicule, tandis que tout le monde s'endormirait ou quitterait votre réunion. Je comprends très bien cette peur qui revient sans cesse après toutes ces années et ces ateliers - pour être prouvée fausse à chaque fois que j'essaie quelque chose de nouveau. Alors essayez quelque chose de nouveau et envoyez balader ces peurs !

Si vous voulez de l'aide pour vous lancer dans l'utilisation de structures libérantes ou d'autres méthodologies innovantes pour co-créer des projets et des stratégies, contactez-moi !

3. Faites confiance à vos participant·e·s

Rappelez-vous que vos attentes envers les participant·e·s ont une influence sur leur comportement. Si vous les traitez comme des personnes ignorantes et paresseuses, comme des enfants à l'école qui doivent être guidés dans une direction spécifique pour apprendre exactement ce que vous considérez comme important, ces personnes seront exactement cela : paresseuses, ignorantes, passives, ou dans le meilleur des cas rebelles (parce qu'ils sont vivants). Si vous les regardez d'une manière différente, en ayant confiance qu'elles sont présentes à votre réunion ou votre atelier pour une raison, avec un intérêt spécifique, et que tout le monde a quelque chose à contribuer, elles feront exactement cela : chacune étant un trésor en lui-même, une bibliothèque et une université avec un cœur, une tête et des mains.

4 recommandations pour un événement hybride réussi

La crise du coronavirus a clairement démontré que la technologie numérique ne peut pas remplacer complètement les rencontres physiques. Rien ne peut se substituer au contact humain et à l'interaction sociale. Cependant, les événements virtuels ont de grands avantages ; ils sont plus flexibles face aux changements imprévisibles, moins coûteux, plus inclusifs grâce à leur portée géographique plus large et une empreinte carbone moins élevée. La composante numérique apporte une nouvelle valeur, complémentaire à l'événement physique et une valeur ajoutée à laquelle les organisateurs ne veulent en aucun cas renoncer.

L'hybride apparaît donc comme un type d'événement alternatif, combinant les avantages des deux approches.

Qu’est-ce qu’un événement hybride?

Le format hybride combine des éléments numériques et des éléments en face à face. Le public a la possibilité de participer soit par une présence physique, soit depuis son domicile. La plupart des types d'événements peuvent être organisés dans un format hybride, comme des réunions, des séminaires, des concerts, des inaugurations ou des conférences, pour n'en citer que quelques-uns.

Pour un événement hybride réussi, voici nos 4 recommandations :

1. Un conseil qui peut peut relever du bon sens, mais comme pour tout projet, il est essentiel de clarifier minutieusement vos objectifs. Il existe toutes sortes de façons de rendre une conférence hybride. En fonction de vos attentes, l'organisation de l'événement peut rapidement devenir beaucoup plus complexe et coûteuse que prévu. Un conférence hybride peut prendre de nombreuses formes, il convient donc de définir vos objectifs afin de créer votre propre événement en fonction de vos besoins et de vos ressources.

2. De nombreux organisateur·trices d'événements sont encore peu familiarisés avec les méthodes interactives pour le format en ligne, de sorte que les événements hybrides ont parfois tendance à être une série de présentations et de questions-réponses avec peu ou pas d'interaction avec le public. Pour une conférence hybride réussie qui apporte une réelle richesse au public, nous vous recommandons donc sans réserve de miser sur l'interaction. Il est temps d'être créatif et de se tourner vers les méthodes participatives comme les Liberating structures, dont beaucoup peuvent également être appliquées au virtuel. Les participant·es viennent généralement à un événement pour le réseautage également, donc il est conseillé d’y inclure des activités de networking. Finalement, de nombreux outils technologiques comme Mentimeter ou Kahoot! permettent de faire participer toute votre audience en ligne et en présentiel en même temps et souvent de manière ludique.

3. Les participant·es en ligne se sentent souvent comme des participant·es de seconde zone et risquent d’être oubliés, car on a tendance à consacrer plus d'énergie à l'accueil des participant·es en présentiel. Notre troisième recommandation est de prioriser les participant·es en ligne. Il est donc important de ne pas oublier l’accueil des participants en ligne avec l’aide de plusieurs modérateur·trices en ligne. Si des questions sont posées à l’ensemble du public, abordez d'abord aux questions des participant·es en ligne. Le/la présentateur·trice peut parfois également regarder directement dans la caméra en s’adressant au public en ligne ou encore faire référence à l’audience en ligne en précisant combien de personnes sont présentes ou de quels pays elles sont originaires.

4. Vous n'organisez pas un seul événement, mais bien deux. Tou·tes les participant·es ne doivent pas recevoir les mêmes informations. S'ils reçoivent trop d'informations non pertinentes, ils risquent de se perdre et de ne pas être sûrs de leur rôle. Comme quatrième recommandation, nous vous conseillons vivement d'envoyer des informations différentes et sur mesure aux deux publics. De plus, il est beaucoup plus difficile de maintenir son attention lorsqu'on suit un événement en ligne. Écrivez clairement dans un document partagé les détails du programme pour les personnes en ligne, la manière dont elles peuvent intervenir et poser des questions et toute information technique pertinente.

Conclusion

Les événements hybrides présentent certains défis technologiques à surmonter et un indéniable investissement pour les organisateurs qu'il ne faut pas négliger. Par ailleurs, pour les grandes conférences, il est préférable de faire appel à des agences spécialisées ou à des tiers pour vous aider sur le plan technique, afin que vous puissiez vraiment vous concentrer sur les méthodes et le contenu. Ces recommandations ont pour but de vous guider pour que votre hybride se démarque et enrichisse réellement les participants !