La crise du coronavirus a clairement démontré que la technologie numérique ne peut pas remplacer complètement les rencontres physiques. Rien ne peut se substituer au contact humain et à l'interaction sociale. Cependant, les événements virtuels ont de grands avantages ; ils sont plus flexibles face aux changements imprévisibles, moins coûteux, plus inclusifs grâce à leur portée géographique plus large et une empreinte carbone moins élevée. La composante numérique apporte une nouvelle valeur, complémentaire à l'événement physique et une valeur ajoutée à laquelle les organisateurs ne veulent en aucun cas renoncer.
L'hybride apparaît donc comme un type d'événement alternatif, combinant les avantages des deux approches.
Qu’est-ce qu’un événement hybride?
Le format hybride combine des éléments numériques et des éléments en face à face. Le public a la possibilité de participer soit par une présence physique, soit depuis son domicile. La plupart des types d'événements peuvent être organisés dans un format hybride, comme des réunions, des séminaires, des concerts, des inaugurations ou des conférences, pour n'en citer que quelques-uns.
Pour un événement hybride réussi, voici nos 4 recommandations :
1. Un conseil qui peut peut relever du bon sens, mais comme pour tout projet, il est essentiel de clarifier minutieusement vos objectifs. Il existe toutes sortes de façons de rendre une conférence hybride. En fonction de vos attentes, l'organisation de l'événement peut rapidement devenir beaucoup plus complexe et coûteuse que prévu. Un conférence hybride peut prendre de nombreuses formes, il convient donc de définir vos objectifs afin de créer votre propre événement en fonction de vos besoins et de vos ressources.
2. De nombreux organisateur·trices d'événements sont encore peu familiarisés avec les méthodes interactives pour le format en ligne, de sorte que les événements hybrides ont parfois tendance à être une série de présentations et de questions-réponses avec peu ou pas d'interaction avec le public. Pour une conférence hybride réussie qui apporte une réelle richesse au public, nous vous recommandons donc sans réserve de miser sur l'interaction. Il est temps d'être créatif et de se tourner vers les méthodes participatives comme les Liberating structures, dont beaucoup peuvent également être appliquées au virtuel. Les participant·es viennent généralement à un événement pour le réseautage également, donc il est conseillé d’y inclure des activités de networking. Finalement, de nombreux outils technologiques comme Mentimeter ou Kahoot! permettent de faire participer toute votre audience en ligne et en présentiel en même temps et souvent de manière ludique.
3. Les participant·es en ligne se sentent souvent comme des participant·es de seconde zone et risquent d’être oubliés, car on a tendance à consacrer plus d'énergie à l'accueil des participant·es en présentiel. Notre troisième recommandation est de prioriser les participant·es en ligne. Il est donc important de ne pas oublier l’accueil des participants en ligne avec l’aide de plusieurs modérateur·trices en ligne. Si des questions sont posées à l’ensemble du public, abordez d'abord aux questions des participant·es en ligne. Le/la présentateur·trice peut parfois également regarder directement dans la caméra en s’adressant au public en ligne ou encore faire référence à l’audience en ligne en précisant combien de personnes sont présentes ou de quels pays elles sont originaires.
4. Vous n'organisez pas un seul événement, mais bien deux. Tou·tes les participant·es ne doivent pas recevoir les mêmes informations. S'ils reçoivent trop d'informations non pertinentes, ils risquent de se perdre et de ne pas être sûrs de leur rôle. Comme quatrième recommandation, nous vous conseillons vivement d'envoyer des informations différentes et sur mesure aux deux publics. De plus, il est beaucoup plus difficile de maintenir son attention lorsqu'on suit un événement en ligne. Écrivez clairement dans un document partagé les détails du programme pour les personnes en ligne, la manière dont elles peuvent intervenir et poser des questions et toute information technique pertinente.
Conclusion
Les événements hybrides présentent certains défis technologiques à surmonter et un indéniable investissement pour les organisateurs qu'il ne faut pas négliger. Par ailleurs, pour les grandes conférences, il est préférable de faire appel à des agences spécialisées ou à des tiers pour vous aider sur le plan technique, afin que vous puissiez vraiment vous concentrer sur les méthodes et le contenu. Ces recommandations ont pour but de vous guider pour que votre hybride se démarque et enrichisse réellement les participants !