Comment sortir des formats de conférence et de réunion ennuyeux, où la communication est unilatérale ? Comment pouvons-nous utiliser notre envie naturelle de jeu et de créativité qui peut apporter les connaissances, l'expérience, les idées et les compétences des participant·e·s dans un espace et un temps partagés ?
Récemment j'ai travaillé sur cette question avec le comité d'organisation d'une conférence. J'ai animé plusieurs ateliers en préparation de la conférence, ainsi que deux ateliers en petits groupes pendant la conférence elle-même.
Walk the Talk : Utiliser les Liberating Structures pour apprendre les Liberating Structures
L'objectif des ateliers préparatoires était d’harmoniser le contenu et le format : discuter et apprendre des méthodes interactives en les appliquant, pour que le format apporte une réponse sur la façon d'organiser des réunions et des conférences vraiment interactives et participatives. Nous avons testé différentes méthodes des Liberating Structures et discuté de la manière dont elles peuvent être appliquées face à face ou en ligne. De la méthode légère de l'Impromptu Networking à la 1-2-4-all, en passant par la Mad Tea Party, jusqu'aux méthodes plus avancées, mais tout aussi faciles à utiliser soit en présentielle, soit en ligne, du Fishbowl, de l'Appreciative Interview et de la Troika Consulting. En utilisant ces méthodes, les participant·e·s devaient préparer leurs interventions pour la conférence et en remplaçant les formats classiques (ex. Présentation powerpoint) par des formats alternatifs. Les solutions à ce défi étaient des formats d'interview, un "fishbowl", ou des quizz.
Open Spaces : Trous noirs ou pays des merveilles ?
Lors de cette conférence, j’ai proposé deux “Open Spaces”. Il s’agissait de deux créneaux horaires sans sujets prédéfinis. Les participant·e·s étaient invités à proposer n’importe quel sujet de discussion et voir si d'autres participant·e·s seraient intéressés à y prendre part.
Nous avions tous un peu la crainte que personne ne propose de sujets. Cependant, contre toute attente six autres sujets ont été suggérés au total!
Mais comment gérer cela, puisque nous n'avions que deux ateliers prévus ? Tous les participant·e·s intéressés ont discuté pour déterminer quels sujets choisir pour chaque atelier et se sont mis d'accord pour aborder les six sujets, permettant ainsi de regrouper trois sujets (apparemment sans rapport) dans chacun des deux ateliers.
Comment animer un atelier non préparé sur trois sujets sans rapport entre eux ?
Je me suis sentie un peu mise au défi d'animer un tel contexte, mais j'ai aussi été ravie de voir que l'invitation et l'Open Space avaient permis aux participant·e·s d'être plus audacieux que prévu.
Les participant·e·s étaient assis en cercle et le titre de chaque sujet était inscrit sur un flipchart différent à chaque coin de la salle.
Par ailleurs, le matériel mis à disposition se limitait à des post-it, des marqueurs, des papiers de couleur, une cloche, une montre avec fonction de compte à rebours et une “balle anti-stress”
Conversation Café - faire confiance au processus
Nous avons commencé l'atelier en utilisant la méthode Conversation Café. Les règles sont simples : Un objet est choisi et déclaré "bâton de parole". La personne qui tient le bâton de parole peut parler librement du sujet de son choix. Tous les autres écoutent attentivement. Chaque personne dispose d'une minute pour tenir le bâton de parole. Si la personne a terminé avant ou ne veut plus rien dire, le bâton de parole est remis à la personne suivante. Il y a au moins deux tours de ce type, strictement chronométrés et ordonnés. Les participant·e·s peuvent ainsi réagir aux interventions des autres ou répondre aux questions qui leur sont adressées (s'ils le souhaitent). Après ces tours réglementés, il peut y avoir un ou plusieurs tours, où les règles du bâton de parole et du chronométrage sont maintenues, mais l'ordre est libre, et les gens peuvent demander à recevoir le bâton de parole de manière aléatoire.
Dans les deux ateliers, le Conversation Café nous a non seulement permis d'approfondir les trois sujets, mais il a aussi révélé que ces sujets en apparence sans rapport ont en fait beaucoup à voir les uns avec les autres.
Prenez une minute pour réfléchir - avant de continuer
En utilisant la méthode 1-2-4-tous, nous avons intégré un moment de réflexion pour réduire les sujets de discussion. L'un des objectifs était de déterminer si les participant·e·s souhaitaient se diviser en sous-groupes afin de se concentrer sur différentes questions spécifiques. Dans les deux ateliers, les participant·e·s ont été ravis de voir à quel point de nouvelles perspectives surprenantes sont apparues parce que trois sujets en apparence sans rapport avaient été rassemblés, et ont souhaité continuer en grand groupe, avec d'autres Conversation Café.
Réflexion approfondie pour les conclusions
Vers la fin des ateliers, afin de conclure, j'ai invité les participant·e·s à rédiger un " Spiral Journal " et à réfléchir à quatre questions liées au thème général de la conférence : les idées inspirantes acquises au cours de l'atelier ; les défis nouveaux ou actuels liés au sujet ;les recommandations concrètes aux différents acteurs en relation avec le sujet de la conférence ; et leurs propres résolutions sur ce qu'ils veulent faire plus loin ou différemment après l'atelier.
Et les résultats ?
L'énergie pendant et après ces ateliers en open space était débordante : les participant·e·s avaient manifesté un vif intérêt pour le travail, l'expérience et les défis de chacun, et les réactions immédiates étaient tout à fait positives. Mais qu'en penseraient les participant·e·s avec le recul et en comparaison avec d'autres ateliers préparés ? Seraient-ils déçus parce qu'ils n'ont pas reçu de présentations ou de matériel documentant des projets ou des approches complexes ? Se rendraient-ils compte, après réflexion, que cela n'en valait pas vraiment la peine, même si l'expérience avait été inspirante au départ ?
Je reconnais que même moi, qui suis une adepte et une promotrice déclarée des méthodes de travail ouvertes, j'ai été surprise : Tous les participant·e·s à la conférence ont évalué ces deux ateliers ouverts avec les meilleures notes possibles, à la fois en termes de contenu et de format. Il est frappant de constater qu'un format qui ne demande littéralement aucun temps de préparation permet aux participant·e·s de discuter de ce qui les concerne vraiment, de partager leur expérience sur un pied d'égalité, de découvrir de nouvelles perspectives surprenantes et de vivre une expérience de conférence tout à fait satisfaisante.
Conclusions - simples, mais vraiment, vraiment importantes :
1. Utilisez les Liberating Structures et d'autres méthodes de travail ouvertes.
Il existe un grand nombre de conseils, de méthodes et d'approches concrètes qui permettent de surmonter les différences d'autorité ou de hiérarchie, de faire confiance aux participant·e·s et de ne pas anticiper le résultat ou les questions exactes qui seront discutées. Il s'agit maintenant d'essayer !
Pour moi, les Structures libératrices sont le clou du spectacle, parce qu'elles sont faciles à apprendre et à appliquer, et parce qu'elles sont décrites de manière simple et compréhensible. Vous trouverez une bibliothèque de méthodes, y compris des histoires et des exemples sur la façon de les utiliser ici : https://www.liberatingstructures.fr
J'aimerais également recommander la technologie Open Space, un format totalement ouvert et auto-organisé pour les conférences d'au moins une journée. Organisez les conférences les plus étonnantes sur n'importe quel sujet avec jusqu'à plusieurs centaines de participant·e·s, sans aucune préparation liée au contenu. Cette technologie a été développée par Harrison Owen, et bien que vous puissiez trouver en ligne de nombreuses directives et informations succinctes sur cette technologie, je vous recommande de lire son livre "Open Space Technology - A User's Guide", dans lequel vous découvrirez l'histoire fascinante de la raison et de la manière dont il a développé cette méthode.
2. Dites à vos peurs d'aller voir ailleurs - elles vous mentent...
Il se peut que vous ayez peur que personne ne prenne les places que vous proposez, que les gens attendent de vous que vous les nourrissiez de connaissances et d'expertise et que vous ayez l'air ridicule, tandis que tout le monde s'endormirait ou quitterait votre réunion. Je comprends très bien cette peur qui revient sans cesse après toutes ces années et ces ateliers - pour être prouvée fausse à chaque fois que j'essaie quelque chose de nouveau. Alors essayez quelque chose de nouveau et envoyez balader ces peurs !
Si vous voulez de l'aide pour vous lancer dans l'utilisation de structures libérantes ou d'autres méthodologies innovantes pour co-créer des projets et des stratégies, contactez-moi !
3. Faites confiance à vos participant·e·s
Rappelez-vous que vos attentes envers les participant·e·s ont une influence sur leur comportement. Si vous les traitez comme des personnes ignorantes et paresseuses, comme des enfants à l'école qui doivent être guidés dans une direction spécifique pour apprendre exactement ce que vous considérez comme important, ces personnes seront exactement cela : paresseuses, ignorantes, passives, ou dans le meilleur des cas rebelles (parce qu'ils sont vivants). Si vous les regardez d'une manière différente, en ayant confiance qu'elles sont présentes à votre réunion ou votre atelier pour une raison, avec un intérêt spécifique, et que tout le monde a quelque chose à contribuer, elles feront exactement cela : chacune étant un trésor en lui-même, une bibliothèque et une université avec un cœur, une tête et des mains.