Outils de communication et de gestion pour les petites organisations à but non lucratif

Lesquels choisir et comment les choisir ?

Dans un monde de plus en plus numérisé, les outils numériques sont devenus presque indispensables, que ce soit pour votre communication interne ou externe, votre collecte de fonds ou vos tâches administratives.

Cependant, dans un océan d'outils et de logiciels en ligne, choisir celui qui convient le mieux à votre organisation peut s'avérer difficile. Chacun d'entre eux promet les meilleurs résultats à des prix très différents. De plus, votre budget est inévitablement limité, car vos investissements sont principalement axés sur les projets que vous développez.

Bien que la plupart des outils en ligne soient destinés aux entreprises, de plus en plus offrent un accès gratuit ou à prix réduit aux organisations à but non lucratif. Dans cet article, nous vous présenterons quelques-uns de ces outils numériques et logiciels, gratuits ou abordables, qui pourraient vous aider en tant qu'association ou ONG naissante. Ils vous permettront de vous démarquer, d'économiser de l'argent en évitant de faire appel à une entreprise externe, et de gagner du temps en simplifiant certaines de vos tâches quotidiennes.

Outils de collaboration en équipe

Si vous vous contentez d'utiliser uniquement des e-mails pour communiquer avec votre équipe, il est grand temps de moderniser votre mode de collaboration. Pour garantir une bonne dynamique de travail en équipe, chaque organisation à but non lucratif a besoin d'un espace de travail collaboratif et de communication où vous pouvez partager et stocker des fichiers, travailler ensemble sur des documents, planifier des projets, des événements et des réunions.

Les deux plateformes les plus populaires dans ce domaine sont Microsoft 365/Microsoft Teams et Google Workspace. Ces deux plateformes proposent des abonnements gratuits et des prix avantageux pour les organisations à but non lucratif. Bien qu'elles présentent quelques variations, elles sont toutes les deux très performantes. Si vous hésitez entre les deux, je vous recommande de consulter cet article qui met en avant les avantages de chaque plateforme. Il est généralement préférable de rester fidèle à une plateforme si vous avez déjà commencé à l'utiliser, car la migration vers une autre peut prendre du temps et nécessiter une période d'adaptation de toute l'équipe à un nouvel outil.

Pour nos lecteurs et lectrices suisses, il existe des solutions alternatives plus respectueuses des données privées et hébergées en Suisse. La plateforme Infomaniak vient concurrencer les géants Google et Microsoft en développant son propre espace de collaboration en ligne K Suite avec un ensemble d'outils très similaires à MS Teams et Google Workspace. Il reste encore quelques améliorations à apporter, mais la plateforme évolue très rapidement et propose toujours des options nouvelles et améliorées. Il n'existe pas d'offres pour les organisations à but lucratif, mais les prix sont raisonnables et il est possible de tester la plateforme gratuitement pendant 30 jours.

Si vous recherchez des outils axés sur la gestion de projet, nous vous recommandons vivement de prendre en considération Trello et Asana, qui sont très populaires parmi les organismes à but non lucratif et utilisent la méthode Kanban. La méthode Kanban est une approche de gestion de projet qui se concentre sur l'amélioration continue en utilisant des tableaux visuels pour représenter le flux de travail et les tâches à accomplir. Il est important de noter que Trello et Asana offrent des versions gratuites avec des fonctionnalités de base, ainsi que des options payantes avancées. Asana propose 50% de réduction pour les organisations à but non lucratif.

Gestion des contacts

Le CRM (Customer Relationship Management) est fondamental pour les petites et grandes organisations. Ne laissez pas le terme "client" dans l'abréviation CRM vous induire en erreur, vous devez considérer vos donateurs, bénévoles, membres, partenaires, abonnés... comme des clients et rendre la communication avec eux pertinente et durable afin de maintenir leur engagement. Le CRM constitue les racines numériques de votre organisation afin qu'elle puisse se développer sur des bases solides. Une mauvaise gestion des contacts peut rapidement se transformer en enfer.

Il n'existe pas de CRM parfait pour les ONG, mais il existe un CRM qui répondra à vos besoins et à la taille de votre organisation. Il est donc difficile de faire des recommandations précises, car les CRM varient considérablement en fonction des besoins et de la taille de chaque organisation. Deux critères importants à prendre en compte lors de votre choix sont d'abord de ne pas voir trop grand et ensuite de ne pas négliger les intégrations. Les géants du domaine sont conçus pour répondre aux besoins de très grandes équipes avec des dizaines de milliers de contacts. Leurs nombreuses possibilités peuvent sembler très attrayantes, mais sont disproportionnées par rapport aux besoins des petites structures, et la complexité du logiciel peut nécessiter une formation approfondie ou les services de spécialistes. Optez pour une solution que votre équipe peut contrôler et gérer. Deuxièmement, lorsque vous choisissez un CRM, vérifiez qu'il dispose d'intégrations avec les autres applications que vous utilisez. Si vous utilisez des services de messagerie de masse tel que MailChimp, assurez-vous qu'une intégration facile est proposée, car le transfert de contacts entre les deux logiciels peut rapidement devenir très compliqué.

Je vous recommande de jeter un coup d'œil à deux options de CRM peu coûteuses et faciles à utiliser. Airtable offre une interface intuitive et de nombreuses intégrations, et vous pouvez bénéficier d'une réduction pour les organisations à but non lucratif. Le CRM français Assoconnect a été spécialement conçu pour les associations et pourrait également convenir à vos besoins.

Communication visuelle

Pour optimiser vos campagnes de communication et créer vos supports de communication, je vous conseille d'utiliser Canva. Canva est une plateforme de conception graphique qui permet de créer des graphiques pour les médias sociaux, des présentations, des affiches, des documents et d'autres contenus visuels. La version pro est gratuite pour les ONG. 

Pour vos publications sur les réseaux sociaux, vous pouvez utiliser YayText pour donner à vos textes différentes formes et polices. Si vous êtes une petite organisation, vous n'avez peut-être pas d'images à utiliser ou vous utilisez toujours les mêmes, il existe de nombreuses banques d'images avec des sélections gratuites comme istock ou pexels.

Visibilité et Fundraising

Connaissez-vous Google pour les associations? Ce programme permet aux organisations à but non lucratif d'accéder à des produits Google gratuits ou à prix réduit, notamment Google Ad Grants, le programme YouTube pour les organisations à but non lucratif, Google Maps Platform et Google Workspace. Ces différents outils peuvent vous être utiles pour mieux collaborer, améliorer vos campagnes vidéo et également pour votre collecte de fonds. Les avantages spécifiques et les produits disponibles peuvent varier en fonction de la taille et de la portée de votre organisation. Par exemple, Google for Grants s'adresse plutôt aux grandes et moyennes organisations, mais le programme en général est conçu pour être accessible à un large éventail d'organisations à but non lucratif. Vous devez remplir un certain nombre de critères pour inscrire votre organisation.

Analyse des données

Analysez et collectez vos données, que ce soit sur votre site web ou sur les réseaux sociaux. Google Analytics est un outil d'analyse web gratuit qui vous aide à comprendre le trafic de votre site web et à mesurer l'efficacité de vos efforts marketing. Si vous préférez une alternative plus axée sur la protection des données, vous pouvez utiliser Matomo, qui n’utilise pas vos données à des fins publicitaires. 

Chaque réseau social, comme Facebook, LinkedIn, Twitter, offre des statistiques sur vos publications et le trafic de vos pages. N'oubliez pas de les consulter et de les analyser. 

En bonus: pour les sessions de brainstorming, nous vous recommandons des outils pratiques tels que Jamboard, Padlet, Mural ou MindMeister

Conclusion

Il existe de nombreux autres outils en ligne qui peuvent considérablement améliorer la gestion et la communication de votre organisation. Si vous trouvez un outil qui vous semble pertinent, n'oubliez pas de vérifier s'il propose des offres spéciales pour les organisations à but non lucratif. Si vous ne trouvez aucune information sur le site, vous pouvez vous renseigner directement auprès de la société par e-mail. Il est crucial de prendre en compte les coûts et les avantages de chaque outil en ligne. Parfois, il est nécessaire de reconnaître qu'il faut investir une certaine somme d'argent dans un outil qui peut vous faire gagner de nombreuses heures ou améliorer considérablement la gestion et la communication de votre organisation. 

Veuillez noter que les outils et les logiciels évoluent rapidement. Par conséquent, il est important de prendre en compte que certaines informations ci-dessus pourraient devenir obsolètes avec le temps. Cet article a été publié en d 2023.