Quelques conseils de jardinage pour cultiver votre communication interne

Tout comme un jardinier adapte ses soins selon les saisons et les plantes, la communication interne requiert une attention constante et une adaptation continue aux besoins changeants d’une organisation. En tant que responsable de la communication d’un réseau regroupant 40 membres institutionnels et individuels répartis en Suisse et dans le monde entier, je fais face chaque jour à plusieurs défis : comment transmettre un message clair, maintenir l’engagement et la motivation des membres, tout en jonglant avec la diversité linguistique et les contraintes de la distance ?

La communication interne est un domaine vaste et complexe, largement étudié à travers de nombreux articles et approches.

Ce court blog n’a pas pour ambition de couvrir toutes les dimensions d’une stratégie de communication interne, mais plutôt de proposer quelques conseils simples. À l’image des gestes attentifs d’un jardinier, ces étapes peuvent aider la communication au sein de votre équipe à s’épanouir.

Tout d’abord, qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne désigne l’ensemble des échanges d’informations et des processus de communication qui ont lieu au sein d’une organisation. Elle vise à transmettre des messages de manière claire et efficace, tout en favorisant la collaboration entre les équipes et en alignant chacun sur des objectifs et des valeurs communes.

Cette communication peut prendre différentes formes : courriels, réunions, plateformes collaboratives ou bulletins internes. En mettant en place des canaux de communication solides, les organisations peuvent assurer la transparence, réduire les malentendus et créer un environnement propice à la productivité et à la cohésion d’équipe. Une communication interne efficace est essentielle pour maintenir l’engagement et la motivation des équipes, et renforcer le bon fonctionnement global de l’organisation. (source)

Arrosez régulièrement : Maintenir un message cohérent et clair

Pour une communication efficace, adaptez toujours votre message au canal et à votre public. La manière dont vous communiquez,  à l’écrit comme à l’oral, est cruciale. La simplicité est la clé : utilisez un langage clair, soyez concis et illustrez vos propos par des exemples afin de garantir que votre message soit compris comme vous l’entendez.

Conseils :

• Gardez un ton authentique : Adoptez un ton qui reflète à la fois votre style personnel et celui de votre organisation. Par exemple, si vous communiquez habituellement de façon légère et chaleureuse, continuez ainsi pour rester fidèle à votre image. Un changement soudain vers un ton excessivement formel peut sembler artificiel et déstabilisant.

• Ajoutez une touche d’humour : L’humour peut rendre l’information plus mémorable et alléger l’atmosphère. Le saviez-vous ? Des études montrent que l’humour favorise la

• mémorisation, à condition qu’il soit adapté au contexte et au contenu (source). D'où le fait qu’une bonne blague reste en mémoire, contrairement à un rapport trimestriel.

• Répétez sans surcharger : Dans un monde saturé d’informations et avec une capacité d’attention limitée, la répétition est cruciale. Reformulez et répétez vos messages sur différents canaux pour en renforcer la mémorisation, tout en évitant la surcharge d’informations. Par exemple, lors de l’introduction d’une nouvelle politique, une organisation peut combiner : une newsletter pour la référence écrite, un atelier pour la discussion interactive, et des entretiens individuels pour répondre aux situations et besoins spécifiques. Cette approche tient compte des différents styles d’apprentissage et renforce la compréhension sans épuiser les équipes.

• Simplifiez les informations complexes : Pour éviter de submerger vos destinataires, divisez les informations complexes en parties digestes. Posez-vous les questions suivantes : Que doivent-ils savoir ? Pourquoi cela les concerne-t-il ? Puis-je conclure avec un appel à l’action ?

• Évitez les promesses irréalistes : Soyez prudent sur les délais : annoncez un calendrier réaliste et communiquez dès que possible, plutôt que de fixer une échéance irréaliste.

  Le saviez-vous ? Le concept d’« overpromising » (source) désigne la tendance à promettre plus que ce que l’on peut réellement offrir, un phénomène courant dans le marketing, lorsque les entreprises exagèrent les qualités de leurs produits ou services. Séduisant à court terme, ce comportement entraîne souvent déception et perte de crédibilité lorsque les attentes ne sont pas tenues.

Récolter et apprendre : Cultiver une culture du feedback

Pour évaluer l’efficacité de vos efforts en communication interne, il est essentiel de combiner méthodes formelles et informelles. Les outils formels, enquêtes, évaluations quantitatives, indicateurs numériques, offrent une vue structurée de l’impact des messages. Les méthodes informelles, comme les conversations spontanées ou les échanges informels, révèlent des perceptions plus fines et aident à mieux comprendre l’état d’esprit des personnes au sein de l’organisation.

• Écouter avant tout : Avant d’utiliser des outils formels, commencez par un simple dialogue. Les retours les plus utiles que j’ai reçus proviennent souvent de discussions informelles avec des collègues lors d’un événement ou autour d’un café, révélant frustrations, incompréhensions ou suggestions absentes des enquêtes ou réunions de groupe. Le saviez-vous ? Le nomikai est une tradition japonaise où collègues et supérieurs se retrouvent après le travail pour boire ensemble dans un cadre informel. Cette pratique permet de dépasser la hiérarchie et la réserve professionnelle, favorisant un retour plus sincère et honnête (source).

• Mesurer l’efficacité de la communication : Une fois ces échanges informels établis, complétez-les par des évaluations formelles. Analysez les taux d’ouverture, le niveau d’engagement et les retours pour mesurer à la fois la diffusion et l’impact des messages. Si le taux d’ouverture de votre newsletter est inférieur au taux de survie de vos plantes d’intérieur, il est peut-être temps de revoir vos objets de courriel !

• Encourager une culture de feedback continu : Créez un environnement où les retours constructifs sont valorisés. L’écoute active permet de développer, au fil du temps, des mesures de communication plus pertinentes et plus efficaces. Pour encourager le feedback, laissez de la place pour les commentaires dans les enquêtes et rappelez régulièrement, lors des réunions ou événements, que les suggestions et critiques sont les bienvenues.

• Ne pas surcharger : Enfin, veillez à ne pas solliciter excessivement vos équipes : elles ont d’autres priorités à gérer. Gardez à l’esprit qu’il n’est ni réaliste ni pertinent de vouloir tout mesurer.

  
  

Respecter les cycles naturels : Cultiver la pleine conscience numérique

Nous ne pouvons plus échapper au monde numérique. Nos équipes collaborent à travers divers outils numériques qui améliorent la productivité, mais peuvent devenir problématiques lorsque nous restons connectés et joignables en permanence, même après les heures de travail. L’engagement constant exigé par les plateformes numériques peut engendrer stress et anxiété,  tout comme un excès d’engrais peut nuire à un jardin.

De la même manière qu’un jardinier respecte les cycles naturels et évite les produits nocifs, nous devons respecter les rythmes naturels de nos équipes dans notre environnement de travail digital. Dans un monde en connexion permanente, la conscience numérique est essentielle pour préserver la santé mentale. En cultivant la pleine conscience numérique, nous créons un environnement de travail plus sain et plus productif, comme un jardinier qui crée un écosystème équilibré.

Valorisez le temps et le bien-être mental de chacun et chacune. Cet engagement contribue non seulement à réduire le stress et le burn-out, mais aussi à renforcer la collaboration et la créativité, conduisant à une équipe plus engagée et performante. Comme un sol a besoin de repos pour rester fertile, le cerveau a besoin de pauses et de véritables moments de déconnexion pour maintenir énergie, créativité et équilibre :

Conseils pratiques :

• Établissez des règles claires, par exemple ne pas envoyer d’informations professionnelles ni contacter les employés en dehors des heures de travail.

• Encouragez les pauses régulières loin des écrans.

• Organisez des rencontres directes et informelles.

Le saviez-vous ? Il a été prouvé que les employés en télétravail sont plus performants après s’être rencontrés en personne. Si votre équipe travaille à distance, organisez au moins une rencontre physique par an. Les moments informels de connexion sont souvent les plus importants.

Comme tout jardin, la communication interne demande du temps pour croître et s’épanouir. Soyez patient et persévérant dans vos efforts pour cultiver un environnement de communication sain et dynamique au sein de votre organisation. 

Souvenez-vous : les employés sont les meilleurs ambassadeurs de votre organisation. Lorsqu’ils se sentent écoutés et reçoivent des informations claires au bon moment, ils deviennent des porte-parole enthousiastes et convaincus.