4 recommandations pour un événement hybride réussi

La crise du coronavirus a clairement démontré que la technologie numérique ne peut pas remplacer complètement les rencontres physiques. Rien ne peut se substituer au contact humain et à l'interaction sociale. Cependant, les événements virtuels ont de grands avantages ; ils sont plus flexibles face aux changements imprévisibles, moins coûteux, plus inclusifs grâce à leur portée géographique plus large et une empreinte carbone moins élevée. La composante numérique apporte une nouvelle valeur, complémentaire à l'événement physique et une valeur ajoutée à laquelle les organisateurs ne veulent en aucun cas renoncer.

L'hybride apparaît donc comme un type d'événement alternatif, combinant les avantages des deux approches.

Qu’est-ce qu’un événement hybride?

Le format hybride combine des éléments numériques et des éléments en face à face. Le public a la possibilité de participer soit par une présence physique, soit depuis son domicile. La plupart des types d'événements peuvent être organisés dans un format hybride, comme des réunions, des séminaires, des concerts, des inaugurations ou des conférences, pour n'en citer que quelques-uns.

Pour un événement hybride réussi, voici nos 4 recommandations :

1. Un conseil qui peut peut relever du bon sens, mais comme pour tout projet, il est essentiel de clarifier minutieusement vos objectifs. Il existe toutes sortes de façons de rendre une conférence hybride. En fonction de vos attentes, l'organisation de l'événement peut rapidement devenir beaucoup plus complexe et coûteuse que prévu. Un conférence hybride peut prendre de nombreuses formes, il convient donc de définir vos objectifs afin de créer votre propre événement en fonction de vos besoins et de vos ressources.

2. De nombreux organisateur·trices d'événements sont encore peu familiarisés avec les méthodes interactives pour le format en ligne, de sorte que les événements hybrides ont parfois tendance à être une série de présentations et de questions-réponses avec peu ou pas d'interaction avec le public. Pour une conférence hybride réussie qui apporte une réelle richesse au public, nous vous recommandons donc sans réserve de miser sur l'interaction. Il est temps d'être créatif et de se tourner vers les méthodes participatives comme les Liberating structures, dont beaucoup peuvent également être appliquées au virtuel. Les participant·es viennent généralement à un événement pour le réseautage également, donc il est conseillé d’y inclure des activités de networking. Finalement, de nombreux outils technologiques comme Mentimeter ou Kahoot! permettent de faire participer toute votre audience en ligne et en présentiel en même temps et souvent de manière ludique.

3. Les participant·es en ligne se sentent souvent comme des participant·es de seconde zone et risquent d’être oubliés, car on a tendance à consacrer plus d'énergie à l'accueil des participant·es en présentiel. Notre troisième recommandation est de prioriser les participant·es en ligne. Il est donc important de ne pas oublier l’accueil des participants en ligne avec l’aide de plusieurs modérateur·trices en ligne. Si des questions sont posées à l’ensemble du public, abordez d'abord aux questions des participant·es en ligne. Le/la présentateur·trice peut parfois également regarder directement dans la caméra en s’adressant au public en ligne ou encore faire référence à l’audience en ligne en précisant combien de personnes sont présentes ou de quels pays elles sont originaires.

4. Vous n'organisez pas un seul événement, mais bien deux. Tou·tes les participant·es ne doivent pas recevoir les mêmes informations. S'ils reçoivent trop d'informations non pertinentes, ils risquent de se perdre et de ne pas être sûrs de leur rôle. Comme quatrième recommandation, nous vous conseillons vivement d'envoyer des informations différentes et sur mesure aux deux publics. De plus, il est beaucoup plus difficile de maintenir son attention lorsqu'on suit un événement en ligne. Écrivez clairement dans un document partagé les détails du programme pour les personnes en ligne, la manière dont elles peuvent intervenir et poser des questions et toute information technique pertinente.

Conclusion

Les événements hybrides présentent certains défis technologiques à surmonter et un indéniable investissement pour les organisateurs qu'il ne faut pas négliger. Par ailleurs, pour les grandes conférences, il est préférable de faire appel à des agences spécialisées ou à des tiers pour vous aider sur le plan technique, afin que vous puissiez vraiment vous concentrer sur les méthodes et le contenu. Ces recommandations ont pour but de vous guider pour que votre hybride se démarque et enrichisse réellement les participants !

Tiktok est-il le futur réseau idéal pour redynamiser vos campagnes de sensibilisation ?

L’application TikTok est encore largement inexploitée dans le monde associatif et pourtant présente un énorme potentiel. La plateforme rassemble des vidéos de quelques secondes qui tournent principalement autour de l'humour, de la danse, des imitations, des défis, du storytelling et bien plus encore. Des thèmes qui attirent souvent les moins de 20 ans, les utilisateur·trices les plus présent·es sur le réseau, des jeunes qui ont soif de créativité et d'imagination et font évoluer le réseau quotidiennement.

Au cours de l’événement virtuel de Swissfundraising, "TikTok - un jeu pour les jeunes ou un canal efficace pour les ONG ?”, Tamara Reinhard, responsable du marketing et de la communication en ligne à la Fondation suisse pour paraplégiques (FSP), explique que TikTok est une aubaine pour les ONG qui ont souvent du mal à atteindre la jeune génération et à savoir comment lui parler. Les ONG déjà présentes sur la plateforme l'utilisent principalement pour sensibiliser et mobiliser les jeunes qui pourraient devenir des militants, bénévoles ou donateurs à l’avenir.

Ces courtes vidéos permettent de faire passer des messages forts et d'éduquer les utilisateurs et utilisatrices à votre cause, de les sensibiliser à des problématiques actuelles ou de combattre certains préjugés et stigmates. Certaines ONG l’utilisent également pour lancer des appels à l'action, pour donner des conseils, ou tout simplement pour montrer une autre image plus jeune de leur organisation à laquelle les jeunes utilisateurs pourraient s'identifier.

Cependant, il est préférable d’adapter le contenu à chaque réseau social afin de transmettre votre message de manière efficace. Par exemple, sur Facebook, vous jouerez davantage sur le contenu émotionnel que sur LinkedIn, qui est plus professionnel et pratique, et sur Twitter, vous miserez sur le partage d'informations courtes, plus récentes et immédiates. Ce point est encore plus primordial pour TikTok : il faut savoir utiliser et s’adapter aux codes très spécifiques de la plateforme et il convient de garder un œil sur les thèmes, défis, danses ou hashtags qui sont actuellement tendance. Beaucoup de jeunes ont déserté d'autres réseaux sociaux, car le contenu et le format ne leur étaient pas adaptés.

Beaucoup d’ ONG n'utilisent pas encore activement TikTok pour la collecte de fonds, mais peut-être que les utilisateur·trices d’aujourd’hui resteront sur la plateforme dans les prochaines années et deviendront des donateurs et bénévoles potentiels à l’avenir. Il est donc temps de considérer à utiliser et exploiter ce réseau pour votre cause afin de préparer votre organisation à affronter les futurs défis et développements dans la recherche de fonds et l'évolution des stratégies de communication pour les organismes sans but lucratif.

Déception : (Presque) aucun changement dans le droit suisse des fondations

En automne 2021, l'initiative parlementaire sur le droit suisse des fondations a été décidée. Nous rappelons que certaines des propositions de cette initiative étaient d'une grande importance pour les ONG :

• Un registre national pour les organisations à but non lucratif afin de fournir une vue d'ensemble simple et transparente de toutes les organisations exonérées d'impôts et des fondations subventionnées.

• La possibilité d'indemniser les membres du conseil d'administration

Voir article : Déception : (Presque) aucun changement dans le droit suisse des fondations

Ces deux points importants n'ont malheureusement pas été inclus dans la loi par le parlement. Il demeure pratiquement impossible de rémunérer correctement les membres du conseil d'administration des organisations sans but lucratif pour leur travail de plus en plus exigeant. Les organisations qui rémunèrent les membres de leur conseil d'administration courent le risque de perdre leur exonération fiscale.

Plus cela dure, plus cela peut devenir un problème pour les ONG, car elles dépendent d'une gestion et d'un accompagnement professionnels, y compris au niveau stratégique. Il devient de plus en plus difficile de trouver des personnes compétentes qui peuvent faire ce travail gratuitement, ce qui représente une charge supplémentaire pour la gestion des ONG et n'est certainement pas propice à leur professionnalisation et à leur diversification.

Il y a au moins un petit plus : Le Parlement a approuvé une simplification des modifications des statuts des fondations : Les modifications ne doivent plus être certifiées par un notaire. C'est au moins une bonne nouvelle pour le paysage suisse des fondations, qui est en pleine expansion : 356 nouvelles fondations ont été créées en 2021, comme l'annoncent le CEPS, l'Université de Zurich et Swissfoundations dans leur préavis sur le Rapport sur les fondations suisses 2021 (disponible ici à partir du 25 mai 2022).

Mais dans l'ensemble, le résultat de cette initiative parlementaire reste une amère déception pour les organisations à but non lucratif suisses !

Pour les ONG, cela signifie qu'elles doivent continuer à chercher à grands frais des volontaires pour les conseils d'administration parmi un nombre limité de professionnels qualifiés et motivés.

Si vous êtes intéressé par une activité au sein d'une organisation à but non lucratif, n'hésitez pas à nous contacter ! Nous serons heureux de vous conseiller sur l'expertise et les compétences nécessaires pour siéger au conseil d'administration et de vous mettre en contact avec les organisations intéressées.